Smartflows: Rufnummerneinstellungen

Im Aircall Dashboard können Sie mit Smartflows verschiedene Einstellungen für jede Rufnummer konfigurieren. Mit diesen Einstellungen können Sie das Erlebnis für Anrufer und Agent(s) anpassen – von Musik und Weiterleitungslogik bis hin zu Anrufaufzeichnung und Rückrufverhalten.

Auf die Einstellungen Ihrer Rufnummer zugreifen

Schritte

1. Gehen Sie im Aircall Dashboard zum Bereich Rufnummern.
2. Wählen Sie die Rufnummer aus, die Sie konfigurieren möchten.
3. Öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen.

Allgemeine Einstellungen

Name der Rufnummer

• Vergeben Sie einen Namen, um den Zweck der Rufnummer leichter zu erkennen (z. B. „Support-Hotline – Vereinigtes Königreich“).
• Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mehrere Leitungen verwalten.

Warteschleifenmusik

• Legen Sie fest, was Anrufer hören, während sie warten oder ein Anruf weitergeleitet wird.
• Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
  • Auswahl aus der Musikbibliothek von Aircall
  • Hochladen Ihrer eigenen .mp3-Datei

Optionen für Anrufverteilung

Auf nicht verfügbare Agent(s) warten

• Wenn diese Option aktiviert ist, klingeln Anrufe für die für das Team festgelegte maximale Warteschlangenzeit weiter, unabhängig davon, ob Agent(s) Offline sind oder den Status Nicht stören verwenden.
• Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.

HINWEIS:
„Auf nicht verfügbare Agent(s) warten“ wirkt sich nicht auf beschäftigte Agent(s) aus (im Gespräch, in der Nachbearbeitung oder bei Aufgaben nach einem Anruf). Das Weiterleitungsverhalten für beschäftigte Agent(s) wird separat über den Schalter „Auf beschäftigte Agent(s) warten“ im Schritt des Widgets „Klingeln bei“ Ihres Smartflow gesteuert. Weitere Informationen finden Sie unter Smartflows-Widgets: Klingeln bei und Weiterleiten an.

Weitere Informationen finden Sie unter Auf nicht verfügbare Agent(s) warten und Klingeln bei und Weiterleiten an.

Prioritätsleitungen

• Priorisieren Sie eingehende Anrufe, die auf bestimmten Aircall-Rufnummern eingehen, gegenüber eingehenden Anrufen auf Ihren anderen Aircall-Rufnummern.
• Ideal für VIP- oder Notfallleitungen, um die Wartezeit zu verkürzen.

Weitere Informationen zu Prioritätsleitungen

Rückruf-Anfrage

• Aktivieren und konfigurieren Sie eine Nachricht für Rückruf-Anfragen für Smartflows-Rufnummern.
• Wenn ein Anrufer während einer Audionachricht „*“ drückt, wird der Rückrufprozess ausgelöst.
  • Zusätzlich können Sie auswählen, ob der Rückruf automatisiert werden soll.

Sie können die Nachricht wie folgt anpassen:

• Text-to-Speech
• Audiodatei hochladen
• Direktaufnahme

ACHTUNG:
Für diese Funktion ist ein Custom- oder Professional-Tarif erforderlich.

Weitere Informationen zum Verwalten von Rückruf-Anfragen

Anruf-Tagging erforderlich

• Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Agent(s) jeden Anruf mit einem Tag versehen, bevor sie ihn abschließen.
• Dies trägt zu einheitlichen Daten nach dem Anruf und einer konsistenten Berichterstattung bei.

ACHTUNG:
Für diese Funktion ist ein Custom- oder Professional-Tarif erforderlich.

Anrufaufzeichnung

Konfigurieren Sie, ob Anrufe auf dieser Rufnummer aufgezeichnet werden, und legen Sie fest, wie sich die Aufzeichnung verhält, wenn Anrufe extern weitergeleitet werden.

Aufzeichnung eingehender und ausgehender Anrufe

Aktivieren Sie die automatische Aufzeichnung für eingehende Anrufe, ausgehende Anrufe oder beide. Sie können Agent(s) außerdem erlauben, die Aufzeichnung für jeden Anruf manuell zu starten und zu pausieren.

Weiterleitungen an Rufnummern

Verwenden Sie den Schalter Aufzeichnung bei Weiterleitungen an Rufnummern automatisch beenden, um die Aufzeichnung automatisch zu beenden, wenn Anrufe ohne Rücksprache weitergeleitet oder an eine externe Rufnummer geroutet werden.

Diese Einstellung gilt für:

• Kaltweiterleitungen an eine Rufnummer (externe oder interne Aircall-Rufnummer, die direkt gewählt wird)
• Anrufe, die über einen Sprachmenü-Schritt „An externe Rufnummer weiterleiten“ an eine Rufnummer weitergeleitet werden

Diese Einstellung gilt nicht für:

• Anrufweiterleitungen mit Rücksprache (der Anrufer ist nicht in der Leitung, daher sind keine vertraulichen Daten gefährdet)
• Konferenzen (Hinzufügen eines externen Teilnehmers zu einem bestehenden Anruf)

HINWEIS:
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Aufzeichnungen beendet, sobald der Anruf an eine externe oder interne Rufnummer weitergeleitet wird. Wenn eine Kaltweiterleitung fehlschlägt und der Anruf zum Agent(s) zurückkehrt, bleibt die Aufzeichnung pausiert. Der Agent(s) kann sie bei Bedarf in der Aircall-App manuell fortsetzen.

 

ACHTUNG:
Prüfen Sie vor der Aktivierung dieser Funktion, ob die Anrufaufzeichnung in Ihrer Region zulässig ist.

Weitere Informationen zur Aktivierung der Anrufaufzeichnung finden Sie unter Rufnummern konfigurieren: Anrufaufzeichnung aktivieren.

Anrufe kommentieren & zuweisen

• Transkriptionen aktivieren für:
  • Anrufaufzeichnungen
  • Voicemails
  • Oder beides

Weitere Informationen zu Transkriptionen

Live-Unterstützung

• Legen Sie fest, ob die Echtzeit-Transkription für Live-Anrufe aktiviert werden soll.
• Legen Sie fest, ob ein Playbook für Ihre Rufnummer aktiviert werden soll.
• Legen Sie fest, ob Live-Textvorschläge für Ihre Rufnummer verwendet werden sollen.

ACHTUNG:
Zur Konfiguration dieser Funktionen ist ein Admin-Benutzer mit einer AI Assist Pro-Lizenz erforderlich. Nur Agent(s), denen Pro-Lizenzen zugewiesen sind, können die Funktionen nutzen.

Weitere Informationen zur Live-Transkription

Weitere Informationen zu Playbooks

Weitere Informationen zu Live-Textvorschlägen

Eine Rufnummer löschen

• Sie können eine Rufnummer direkt im Dashboard löschen.
• Stellen Sie vor dem Löschen sicher, dass Sie alle benötigten Daten exportieren.

ACHTUNG:
Wenn eine Rufnummer versehentlich gelöscht wurde, können Sie sie möglicherweise wiederherstellen. Erfahren Sie, wie Sie eine gelöschte Rufnummer wiederherstellen