Erste Schritte – FAQ

Dieser FAQ-Artikel fasst die am häufigsten gestellten Fragen von Nutzern während der Testphase und in den ersten Wochen mit Aircall zusammen.

Er ergänzt den Leitfaden für Administratoren und Agenten zum Einstieg. Bitte denken Sie daran, die Leitfäden für den Einstieg für spezifische Details zur Nummernkonfiguration, Benutzer & Teams sowie weitere Besonderheiten der Aircall-Konfiguration zu befolgen, um das Beste aus Aircall herauszuholen.

Artikelübersicht

Nachfolgend finden Sie alle Abschnitte dieses Artikels, damit Sie schnell zu den für Sie wichtigsten Themen springen können:

1. Erste Schritte & wo Sie beginnen sollten
2. Nummern, Portierung & Verifizierung
3. Anrufe tätigen
4. Messaging & SMS (A2P, Limits, Kosten)
5. Integrationen & weitere Tools
6. Grundlagen zur Abrechnung während des Onboardings
7. KI, Analysen & erweiterte Funktionen
8. Technische & Sicherheitsgrundlagen
9. Hilfe während des Onboardings erhalten

1. Erste Schritte & wo Sie beginnen sollten

 Ich bin neu bei Aircall. Wo sollte ich anfangen?

Folgen Sie der Onboarding-Übersicht: Wählen Sie Ihren Weg, um den passenden Leitfaden für den Einstieg auszuwählen. Abhängig von Ihrer Rolle erhalten Sie einen eigenen Leitfaden, der Ihnen bei den ersten Schritten in den ersten Wochen mit Aircall hilft.

Ich bin in der Testphase. Gilt dieses Onboarding trotzdem für mich?

Mehr Informationen: Testerfahrung mit Aircall

Ja. Die gleichen Schritte (Zugang, Nummern, Routing, Benutzer, eine Hauptintegration) gelten sowohl für Test- als auch für zahlende Kunden. Die wichtigsten Unterschiede sind:

• Einige Aktionen (wie Portierung Ihrer bestehenden Geschäftsnummer) erfolgen in der Regel nachdem Sie zahlender Kunde geworden sind.
• Sie erhalten möglicherweise eine reduzierte Betreuung durch das Implementierungsteam, wenn Sie im Segment 1–3 oder 4–10 Benutzer sind.

Nutzen Sie die Testphase, um:

• Testanrufe zu tätigen,
• Ihre Anrufabläufe zu validieren,
• Eine wichtige Integration zu testen,
• Dokumente vorzubereiten, die Sie für Nummern und Messaging benötigen.

2. Nummern, Portierung & Verifizierung

Wie bekomme ich meine erste Nummer in Aircall? 

Sie haben in der Regel zwei Optionen:

1. Erstellen Sie eine neue Aircall-Nummer über das Aircall-Dashboard.
2. Portieren Sie eine bestehende Nummer (z. B. die Nummer auf Ihrer Website) zu Aircall, sobald Sie bereit für den Live-Betrieb sind.

Informationen zum Erstellen oder Portieren einer bestehenden Nummer finden Sie im Admin- & Supervisor-Einstiegsleitfaden: Ihre ersten 30 Tage mit Aircall. Wir empfehlen, diesen Schritt für Schritt zu befolgen, um alles korrekt zu konfigurieren.

Welche Dokumente benötige ich zur Verifizierung meiner Nummer und wie lange dauert das? (außer US-Nummern)

Mehr Informationen: Anforderungen zum Nummernkauf nach Land

Die Anforderungen hängen ab von:

• Land der Nummer,
• Nummernart (lokal, mobil, gebührenfrei),
• Lokalen Vorschriften.

Typische Dokumente sind:

• Nachweis des Unternehmens (z. B. Gewerbeanmeldung),
• Adressnachweis,
• Manchmal Ausweisdokumente eines gesetzlichen Vertreters.

Die Verifizierungszeit kann je nach Land und Anbieter von Minuten bis zu mehreren Tagen variieren. Während dieser Zeit können Sie trotzdem:

• Smartflows konfigurieren,
• Benutzer und Teams zuweisen,
• Interne Anrufabläufe mit anderen Nummern testen, wo dies erlaubt ist.

Wie weiß ich, ob meine Nummer verifiziert wurde?

Mehr Informationen: Verifizierung Ihrer Nummer im Aircall Dashboard.

Im Aircall Dashboard:

• Gehen Sie zu Nummern und prüfen Sie den Status jeder Nummer.
• Wenn sich der Status nach der in der KB für Ihr Land angegebenen Zeitspanne nicht geändert hat oder Sie eine unklare Ablehnungs-E-Mail erhalten haben, wenden Sie sich mit Ihrer Nummer und den Einreichungsdetails an Ihren AE, CSM oder Support.

Kann ich meine bestehende Geschäftsnummer während der Testphase nutzen?

In den meisten Fällen werden Sie:

• Während der Testphase eine Aircall-Nummer erstellen, um Aircall-Funktionen wie Anrufverteilung und Integrationen zu erkunden.
• Ihre Portierung planen, damit Ihre Hauptgeschäftsnummer zu Aircall wechselt, wenn Sie zahlender Kunde werden (in der Regel, sobald Sie abonniert und Ihre Einrichtung stabil ist).

Wenden Sie sich vor der Portierung Ihrer Hauptnummer an Sales für Ihre spezifische Region und Ihren Anwendungsfall.

Wie lange dauert es, bis mein Anrufer-ID-Name (CNAM) korrekt angezeigt wird? (USA & Kanada)

Für US-Nummern können Sie einen CNAM (Caller ID Name) festlegen, sodass Ihr Firmenname neben Ihrer Nummer bei ausgehenden Anrufen angezeigt wird. CNAM wird von den Anbietern verwaltet, daher kann es dauern, bis er verbreitet ist, und er wird nicht immer bei jedem Empfänger gleich angezeigt.

Wenn die Erkennung bei ausgehenden Anrufen für Ihr Team wichtig ist, befolgen Sie die Schritte in CNAM für die Anzeige der Anrufer-ID mit US-Nummern verwenden, um Ihren CNAM anzufordern oder zu aktualisieren.

3. Anrufe tätigen

Warum kann ich in Aircall Workspace keine Anrufe tätigen oder empfangen?

Häufige Gründe:

• Sie sind keiner Nummer zugewiesen: Bitten Sie Ihren Administrator, Sie dem richtigen Team oder der richtigen Nummer hinzuzufügen.
• Ihr Status ist Nicht verfügbar oder Sie befinden sich in der Nachbearbeitung: Wechseln Sie zu Verfügbar, wenn Sie bereit für Anrufe sind.
• Sie sind mit dem falschen Konto angemeldet (z. B. einem zweiten Testkonto statt Ihrem Hauptfirmenkonto).
• Sie versuchen, ein Ziel zu erreichen, das in Ihrem Tarif nicht enthalten ist. Wenn Sie zahlender Kunde sind, wenden Sie sich bitte an unser Customer Success Team, um die Freischaltung der Funktionen World Wide Calling und Premium Rates zu beantragen.

Wenn die Anruftaste ausgegraut ist, prüfen Sie mit Ihrem Administrator, ob Sie mindestens einer Nummer zugewiesen sind.

4. Messaging & SMS (A2P, Limits, Kosten)

Warum kann ich noch keine SMS von meiner Aircall-Nummer senden?

Es kann drei Gründe geben, warum Sie noch keine SMS von Ihrer Aircall-Nummer senden können:

1. Ihre Nummer ist nicht SMS-kompatibel.

Prüfen Sie im Aircall Dashboard > Nummern, ob Ihre Nummer SMS-kompatibel ist – in diesem Fall sehen Sie eine blaue Blase in der Nummernspalte. Sie können dies auch prüfen, indem Sie Ihre Nummer auswählen und das SMS-Tag unter Ihrem Nummernnamen finden. 

2. Sie haben das SMS-Segmentlimit erreicht

Wenn SMS zunächst funktioniert hat und dann gestoppt wurde, prüfen Sie, ob Sie ein Limit erreicht oder Ihren Nummerntyp geändert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Aircall SMS-Nachrichtenlimits. Sie können auch den Aircall Support kontaktieren, um mehr über Ihre Optionen zu erfahren.

3. A2P-Registrierung nicht abgeschlossen

Wenn Sie planen, SMS oder MMS mit einer US- oder kanadischen Nummer zu versenden, müssen Sie die Nachrichtenregistrierung (A2P 10DLC) abschließen, bevor Sie SMS nutzen können. 

IMPORTANT:
Beachten Sie, dass die A2P-Registrierung einige Wochen dauern kann. Starten Sie sie daher möglichst sofort, sobald Sie Ihre US-Nummer in Aircall erstellen.

Typische Schritte:

• Registrieren Sie Ihre Marke und Ihren Anwendungsfall,
• Warten Sie auf die Genehmigung durch den Anbieter, was mehrere Tage dauern kann,
• Konfigurieren Sie die SMS-Einstellungen gemäß den lokalen Regeln und Ihrem Tarif.

Für gebührenfreie Telefonnummern können Sie SMS/MMS senden/empfangen, aber der Prozess unterscheidet sich von A2P 10DLC. Weitere Informationen finden Sie unter Messaging-Compliance für gebührenfreie US- und Kanada-Nummern.

Weitere Informationen zur A2P-Registrierung finden Sie unter A2P 10DLC: Einreichen Ihrer Registrierung.

5. Integrationen & weitere Tools

Wann sollte ich meine CRM-/Helpdesk-Integration einrichten?

Sehr früh. Für die meisten Kunden ist eine Hauptintegration (Salesforce, HubSpot, Zendesk, Intercom, Pipedrive usw.) Teil des erwarteten Nutzens von Aircall und wird in den ersten Wochen eingerichtet.

Empfohlene Reihenfolge:

1. Zugang & Rollen bestätigen.
2. Nummern und grundlegendes Routing erstellen.
3. Benutzer & Teams hinzufügen.
4. Eine Hauptintegration verbinden und Anrufprotokollierung sowie Kontext testen.

Wenn Sie nach anpassbaren Lösungen suchen, wenden Sie sich an unser Account Management-Team.

6. Grundlagen zur Abrechnung während des Onboardings

Wann beginnt die Abrechnung?

Die Abrechnung beginnt sobald Sie Ihren Vertrag unterzeichnen oder von der Testphase zu einem kostenpflichtigen Tarif wechseln, gemäß Ihrer kommerziellen Vereinbarung. Die Testphase selbst ist in der Regel kostenlos, aber:

• Zusätzliche Benutzer über das im Bestellformular hinausgehende Maß können zu weiteren Kosten führen.
• Änderungen an Lizenzen oder Add-ons können zukünftige Rechnungen beeinflussen.

Details zu Ihrem Tarif und zur Abrechnung finden Sie im Aircall Dashboard → Mein Unternehmen → Abrechnung. Informationen zur Verwaltung Ihrer Zahlungsmethode finden Sie unter Zahlungsmethode verwalten.

Was passiert, wenn ich während des Onboardings Benutzer oder Nummern hinzufüge oder entferne?

Aircall ist lizenzbasiert:

• Das Hinzufügen von Benutzern und Telefonnummern erhöht Ihre Abrechnung, wenn Sie die im Vertrag festgelegte Anzahl überschreiten.
• Das Entfernen von Benutzern passt den Vertragswert nicht an und führt nicht zu einer Gutschrift oder Rückerstattung. Wenn Sie Ihre Lizenzanzahl anders als im Vertrag anpassen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren AE oder das Success Team, um Optionen zu besprechen.

Weitere Informationen finden Sie unter Aircall-Tarife: Preise und Flexibilität.

Wen sollte ich bei Fragen zur Abrechnung kontaktieren?

Bei Fragen zu Preisen und Abrechnung kontaktieren Sie bitte den Aircall Support. Während der Testphase wenden Sie sich bitte an Ihr Vertriebsteam.

Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln im Bereich Abrechnung & Abonnement . 

7. KI, Analysen & erweiterte Funktionen

Wann sollte ich den KI Voice Agent oder andere KI-Funktionen nutzen?

Sobald Ihre Anrufverteilung konfiguriert und wie gewünscht funktioniert, können Sie beginnen, den KI Voice Agent zu nutzen, um einige Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten oder zur Vorqualifizierung zu bearbeiten. 

Dieses Tool ist automatisch in Ihrem Tarif enthalten und Sie erhalten jeden Monat 50 Freiminuten, sobald Sie es nutzen. Sie können auch KI-Zusammenfassungen und Transkripte (wo verfügbar) verwenden, um die Nachbearbeitung und das Coaching zu beschleunigen.

Weitere Informationen finden Sie in der KI Voice Agent Übersicht von Aircall und Informationen zu Ihren KI Voice Agent-Gebühren

Muss ich KI nutzen, um von Aircall zu profitieren?

KI ist ein leistungsstarker nächster Schritt für Automatisierung und Einblicke, aber keine Voraussetzung am ersten Tag. Viele Kunden beginnen mit:

• Kernfunktionen für Anrufe,
• Smartflows / Routing,
• Einer Hauptintegration,
• Grundlegende Analysen.

8. Technische Empfehlungen & Sicherheitsgrundlagen

Welche technische Einrichtung empfehlen Sie, um eine gute Anrufqualität sicherzustellen?

Aircall läuft über Ihre Internetverbindung, daher ist die richtige technische Einrichtung entscheidend für zuverlässige Anrufe und ein reibungsloses Onboarding.

• Verwenden Sie eine stabile, hochwertige Internetverbindung und vermeiden Sie nach Möglichkeit überlastete oder öffentliche WLANs.
• Wenn möglich, verbinden Sie sich über Ethernet anstelle von WLAN, insbesondere für Agenten, die den ganzen Tag Anrufe tätigen.
• Verwenden Sie zugelassene Headsets und stellen Sie sicher, dass die richtigen Ein- und Ausgabegeräte in Aircall Workspace ausgewählt sind.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Firewall- und Netzwerkkonfiguration Aircall-Verkehr zulässt und dass alle VPNs oder Proxys den Aircall-Netzwerkempfehlungen folgen.
• Halten Sie Betriebssysteme und alle Aircall-Anwendungen auf jedem Gerät aktuell.

Detaillierte technische Anforderungen wie Ports, Bandbreite und unterstützte Geräte finden Sie in unseren Artikeln unter Audio, Anrufqualität & Netzwerk

Gibt es grundlegende Datenschutz- und Sicherheitspraktiken, die wir befolgen sollten?

Gute Sicherheitsgewohnheiten von Anfang an helfen, Ihr Konto und Ihre Daten beim Wachstum zu schützen.

Empfohlene Praktiken für Administratoren und Agenten

• Weisen Sie individuelle Benutzerkonten für jede Person zu und teilen Sie keine Zugangsdaten.
• Verwenden Sie starke, einzigartige Passwörter und aktivieren Sie SSO und/oder MFA, wo verfügbar.
• Beschränken Sie Admin- und Besitzerrechte auf Nutzer, die sie wirklich benötigen, und überprüfen Sie diese Berechtigungen regelmäßig.
• Entfernen oder deaktivieren Sie Benutzerkonten umgehend, wenn jemand Ihr Unternehmen verlässt.
• Halten Sie API-Schlüssel und Integrationsdaten privat und wechseln Sie sie, wenn Sie vermuten, dass sie kompromittiert wurden.

 Für ausführlichere Anleitungen lesen Sie unsere Artikel im Bereich Daten & Sicherheit.

9. Hilfe während des Onboardings erhalten

Wo bekomme ich Hilfe, wenn ich nicht weiterkomme?

Sie haben mehrere Optionen, je nachdem, wo Sie Unterstützung benötigen:

• Im Produkt:
  • Der Home-Tab im Aircall Dashboard zeigt Ihre Onboarding-Aufgaben und Ihren Fortschritt.
  • In-App-Anleitungen oder Hinweise (sofern verfügbar).
• Im Help Center:
  • Die Onboarding-Übersicht und Leitfäden für den Einstieg.
  • KI-Assistent für schnelle Fragen in natürlicher Sprache.
• Für weitergehende Schulungen:
  • Aircall Learning Lab für strukturierte Kurse und Best Practices.
• Persönliche Hilfe:
  • Wenn Sie sich in der Testphase befinden, können Sie das Vertriebsteam kontaktieren.
  • Wenn Sie bereits Kunde sind, können Sie den Aircall Support und das Customer Success Team kontaktieren.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist der Artikel Onboarding-Übersicht: Wählen Sie Ihren Weg ein guter erster Anlaufpunkt.